טיפים להצלחת האירוע

מאמר זה נכתב לאור נסיון כדי ג'יי באין ספור חתונות (משנת 1995) ואנו שמחים להקדיש אותו לכול זוג שנמצא מרחק פסיעה מחתונתו אשר מעוניין להיות בעל השפעה גדולה יותר על הצלחת הארוע שלו.

ההמלצות הן כמובן בגדר המלצות, לא חובה.

מומלץ להדפיס ולשמור לרגע האמת.

האם כדאי להיות בקבלת הפנים?

זה לא "must", אבל כדאי להיות בקבלת הפנים משלוש סיבות:
(א) האירוע קצר מאוד, כך שאם פספסתם את קבלת הפנים, פספסתם רבע מהאירוע.

(ב) מטבע הדברים, חתונה היא מרגשת, שלא לומר נוטה להיות מלחיצה לזוג עצמו שמתחתן. השהות בקבלת הפנים עוזרת מאוד להפיג את המתח, משום שמתאפשר לכם להיכנס לתקשורת (מינגלינג) עם המוזמנים שלכם, במקום להריץ סרטים על האירוע כשאתם "כלואים" בחדר סגור שהמקום הקצה לכם.

(ג) הסיבה השלישית והאחרונה היא שבמקום להיות עסוקים בלהצטלם עם כל מיני דודים ליד השולחנות בחלק הארי של האירוע ולפספס חלק מהמסיבה, אתם יכולים למנוע או לצמצם את הצורך להתרוצץ בהמשך, משום שהצלם יצלם אתכם עם האורחים כבר בקבלת הפנים.
בכל אופן, אם אינכם רוצים להיראות לפני החופה כדי לשמור על אלמנט ההפתעה עד הטקס עצמו, הרגישו חופשיים לדלג על הטיפ הזה.

ההשפעה שלכם על רמת השמחה באירוע

אם ריקודים ו"שמח" זה משהו שחשוב לכם שיהיה באירוע, תדאגו לא לרדת יותר מדי מרחבת הריקודים. אתם מרכז האירוע, וכשאתם לא על הרחבה, היא מתרוקנת או לא ממריאה. הפוטנצאיל המלא של האירוע מתפספס, ולא משנה מי הדי ג'יי. מצד שני, כשאתם על הרחבה, האורחים שלכם מגיעים לשמוח בשמחתכם ומרגע זה והלאה הם כבר בידיו המיומנות של הדי ג'יי, שידאג להשאיר אותם שם עם מוסיקה טובה.
לסיכום: כדאי להיות על הרחבה!

מה עוד יכול לפגוע בזרימת האירוע ובשמחה?

בחלק מאולמות האירועים, יש נטייה להוציא את הקינוחים מהר מדי. הבעיה היא שזה עלול "לפרק" לכם את רחבת הריקודים בטרם עת. כמעט אף אחד לא מצליח לעמוד בפיתוי של הריח או המראה של הקינוחים שבחרתם, ולכן מומלץ לתאם עם הקייטרינג מראש שעה סבירה להוצאת הקינוחים. למשל, בחתונה שמתחילה בערב, כמעט אף אחד לא עוזב לפני 23:00 בלילה (אפילו לא הדודה שושנה). המועד להוצאת הקינוחים צריך להיות סמוך לשעה זאת, כך שהאוכלוסיה המבוגרת יותר תמצה את הריקודים לפני כן, תיגש לקינוחים ואז תפרוש הביתה, בעוד שהצעירים שהלכו לרגע יחזרו לרחבה. בנוסף לא מומלץ למקם את מזנון הקינוחים רחוק מידי מרחבת הריקודים. במקומות שזה לא מעשי, ניתן לתאם עם מנהל האירוע שהמלצרים יעשו סיבוב עם המתוקים גם באיזור רחבת הריקודים.

הצלחת האירוע תלויה במידה משמעותית בתיאום בין הגורמים השונים, ולכם יש את הכוח להשפיע על זה.

מה לגבי אלכוהול?

לצערנו, יצא לנו לראות לא פעם שחתן או כלה (בדרך כלל חתן) לא מצליחים להגיע לסיום הארוע בגלל שתיה מופרזת או לא נכונה של אלכוהול. פעם אפילו קרה לנו שחתן התקשר אלינו שלושה ימים לאחר האירוע שלו, ואמר שהוא שמע שהיה גדול. 🤭 בחתונה אחרת שניגנו, נשקף לעינינו מראה הזוי של רחבת ריקודים מלאה ושמחה, כאשר ברקע שלה החתן "מרוח" על השולחן במשך מחצית מהאירוע.

כך ש… אם אתם כבר שותים, מומלץ שלא להפריז, ובטח שלא על בטן ריקה.

ומה לגבי התאורה באירוע, האם גם על זה אתם צריכים לתת את הדעת?

ברוב גני הארועים והאולמות יש מערכות תאורה מתקדמות, מה שאומר שהתאורה עצמה ממוחשבת ונשלטת ע"י פיקוד. לתאורן עם השקעה לא גדולה מצידו יש אפשרות ליצור עבורכם אוירה מחשמלת אשר תוסיף מימד מדליק לארוע. אך הנה מגיע ה- "אבל". נדיר למצוא היום תאורן שישב כול הארוע על בקרת התאורה ויעשה את מה שהוא אמור לעשות: להתאים את התאורה למוסיקה. מה שבד"כ הם עושים, זה משנים פעם בכמה זמן את תוכנית התאורה ששמורה בזכרון. בינתיים הם הולכים מעמדת התאורה ואלוהים יודע איפה הם. הקהל לא ממש מרגיש בזה מאחר ובכול זאת התאורה עובדת (אבל לא ממש קשורה למתרחש). כך שלא משנה כמה כסף המקום השקיע בפנסים החכמים שלו, בשורה התחתונה האוירה מהתאורה היא בינונית ולא כמו שיכולה להיות. וגם עם נציגי המכירות מהמקום ערכו לכם סיור מודרך ברחבת הריקודים טרם הארוע, כדי להראות לכם שלא חסר כלום בשביל ליצור את האוירה המושלמת, ברגע האמת זה לא ממש כך. מה שחסר כאמור זה נכונות והשקעה.

הדרך שלכם לטפל במצב זה, היא פשוט לומר למקום שנושא התאורה חשוב לכם מאוד ושידאגו לעדכן את התאורן שאתם מאלה ששמים לב ושאכפת להם מכך. כך הסיכוי שתקבלו אוירה מעולה יגדל וכמו כן, תמורה הולמת לכסף שלכם. ואם למרות זאת אתם עדיין לא בטוחים בשיתוף פעולה מצידו של התאורן, אז אתם יכולים לעשות מה שחתן אחד אמר לי לגבי זה, פשוט לתת טיפ צנוע בסך 50 ש"ח בתחילת הארוע ישירות לתאורן על-מנת שיעשה ת'עבודה (עצוב אבל נכון).

לסיכום

עד האירוע, היתם עסוקים מאוד בהכנות לרגע הגדול. הפכתם למעין מפיקים, התרוצצתם בין 17 מקומות, נפגשתם עם תקליטנים וצלמים, הלכתם לטעימות, ועוד ועוד.
ועכשיו האירוע מתחיל… אז זה הזמן לזכור לעזוב את תפקיד ה"מפיקים", ולעבור להיות מה שאתם, החתן והכלה. וכפי ששמתם לב, זה אכן תפקיד. התפקיד הזה אומר שזה הרגע שלכם להנות ולא לתת חס וחלילה לשום דבר להוריד אתכם.
אתם מבסוטים – משמע, נותני השירותים שבחרתם מרגישים בנוח ומצליחים להוציא מעצמם ומהאירוע את המיטב עבורכם.